Implementar facturación electrónica no es solo instalar un módulo: es una secuencia operativa y formal. Omite un paso (certificado, certificación ante la DGII o autorización) y el proyecto se atrasa o arranca con riesgo. Esta ruta ordena ambos frentes.
Paso 1: Diagnóstico fiscal y operativo
Antes de configurar tecnología, documente:
- Tipos de comprobantes que emite hoy (facturas, notas, consumo, etc.).
- Volumen mensual y picos de emisión.
- Puntos de venta: sucursales, caja, e-commerce, vendedores externos.
- Calidad y estabilidad de la conexión en cada punto.
- Integraciones necesarias con inventario, bancos y contabilidad.
- Situación actual frente a requisitos y plazos de la DGII.
Entregable: mapa de procesos, brechas fiscales y plan de alcance.
Paso 2: Preparación del certificado digital y accesos
Sin credenciales válidas no hay emisión confiable:
- Obtenga y gestione el certificado digital requerido para firmar e-CF.
- Defina responsables de custodia, renovación y respaldo del certificado.
- Prepare accesos técnicos y roles (quién configura, quién emite, quién anula, quién consulta).
- Verifique conectividad y entornos de prueba / producción según las indicaciones vigentes.
Paso 3: Depuración de productos, clientes e impuestos
La calidad del e-CF depende de datos limpios:
- Catálogo de productos y servicios con ITBIS correcto.
- Clientes con RNC/cédula y razón social validados.
- Series de comprobantes y tipologías alineadas a su operación.
- Limpieza de duplicados, códigos huérfanos y precios inconsistentes.
Paso 4: Configuración del sistema
En Sequel POS 3.0 / SEQUEL SYSTEMS vinculamos facturación con:
- Inventario (salida automática de mercancía).
- Cuentas por cobrar (saldo del cliente).
- Contabilidad (asiento automático).
- DGII (generación, firma y envío de e-CF).
Configure parámetros fiscales, secuencias y perfiles de usuario. Cuando aplique a su autorización, prepare la continuidad ante fallas de conectividad.
Sequel POS 3.0 permite mantener la operación y gestionar el envío diferido de los e-CF cuando existan problemas de conectividad, conforme a las condiciones, plazos y modalidades autorizadas por la DGII.
Paso 5: Certificación y pruebas ante la DGII
No salte a producción sin validar el canal formal:
- Ejecute las pruebas y escenarios exigidos en el proceso de certificación.
- Valide venta normal, descuento, devolución, anulación, factura a crédito y, si corresponde, envío diferido por conectividad.
- Documente rechazos, tiempos de respuesta y correcciones.
- Obtenga evidencia de que el entorno cumple lo requerido antes de autorizar la salida.
Paso 6: Capacitación y piloto interno
Seleccione una sucursal o línea de negocio para piloto (típicamente 2–4 semanas). Capacite a cajeros, supervisores y soporte. Mida:
- Tiempo promedio de emisión.
- Porcentaje de rechazos.
- Incidencias de conciliación inventario–contabilidad.
- Claridad del equipo ante notas de crédito y anulaciones.
Paso 7: Autorización y salida a producción
Con el piloto estable:
- Complete la autorización y el corte formal a producción según el procedimiento aplicable.
- Congelé cambios no esenciales en el catálogo durante el go-live.
- Defina un plan de contingencia y un canal de soporte para los primeros días.
- Evite emisión paralela fuera del sistema (planillas o software sueltos).
Paso 8: Monitoreo y respaldo
Ya en producción, sostenga el control:
- Respaldo periódico de comprobantes emitidos.
- Alertas por fallos de envío o de conexión con la DGII.
- Revisión de secuencias, pendientes y documentos con observación.
- Mejora continua: reportes, permisos y capacitación de refuerzo.
Errores que conviene evitar
- Arrancar sin certificado, accesos ni datos maestros limpios.
- Omitir certificación y pruebas formales ante la DGII.
- Integrar tarde el inventario o la contabilidad.
- No capacitar ni pilotear antes de autorizar producción.